Bạn vừa nhận được thư mời phỏng vấn nhưng không thể đến vì một lý do nào đó? Bạn không biết cách trả lời email từ chối phỏng vấn như thế nào để không mất lòng nhà tuyển dụng và vẫn giữ được mối quan hệ hòa hảo với họ? Dưới đây là các cách trả lời email từ chối phỏng vấn mà bạn đang tìm đấy!

Từ chối email phỏng vấn sao cho hợp lý — Cách từ chối email phỏng vấn sao cho hợp lý

Khi nào nên/cần từ chối lời mời phỏng vấn?

Khi bạn đăng tin tìm việc hoặc rải CV ở nhiều công ty, các nhà tuyển dụng sẽ nhân cơ hội đó để tiếp cận và mời gọi bạn đến với công ty họ. Điều đó dẫn đến việc bạn sẽ có một khoảng thời gian trống để cân nhắc giữa các cơ hội việc làm và lựa chọn công việc phù hợp với bản thân mình sau đó sẽ đưa ra quyết định có tham gia vào những buổi tuyển dụng đó hay không.

Bên cạnh đó cũng có rất nhiều lý do khác dẫn đến việc bạn muốn hủy buổi phỏng vấn nhưng thường là vì đã đi làm ở đâu khác, ấn tượng cá nhân tiêu cực, thông tin tìm kiếm được và cả các dấu hiệu “red flag” khác nữa, điển hình nhất là:

Bạn đã nhận việc tại doanh nghiệp, tổ chức khác (với nhiều lợi thế cạnh tranh hơn).
Vì lý do cá nhân mà bạn phải thay đổi kế hoạch công việc.
Qua tìm hiểu thấy công ty không phù hợp (về định hướng, mục tiêu).
Công ty có môi trường làm việc độc hại, bạn nghe thấy nhiều đánh giá tiêu cực.
Bạn thấy mình đã ứng tuyển ở vị trí yêu cầu quá cao/ hoặc quá thấp so với năng lực, kinh nghiệm của mình nên không phù hợp.

Nhiều ứng viên cho rằng trả lời email từ chối phỏng vấn là không cần thiết và họ nghĩ rằng mình chỉ cần im lặng là đã đồng nghĩa với việc mình từ chối phỏng vấn. Tuy nhiên, đây là suy nghĩ sai lầm; khiến bạn trở thành người thiếu chuyên nghiệp đối với các nhà tuyển dụng. Họ sẽ gạch tên bạn và không bao giờ nhận hồ sơ trong tương lai nếu bạn có ý định ứng tuyển lại.

Dưới đây là một số kinh nghiệm về cách trả lời email từ chối phỏng vấn mà VNET đã tích cóp được qua nhiều lần phỏng vấn các ứng cử viên tiềm năng, bạn cùng tham khảo nhé!

Các phương thức trả lời từ chối phỏng vấn

Có 2 phương thức để gửi phản hồi cho nhà tuyển dụng về việc bạn sẽ không đến phỏng vấn rất đơn giản và nhanh chóng là:

Qua điện thoại: Khi nhà tuyển dụng liên hệ với bạn qua điện thoại, bạn có thể chọn cách từ chối thẳng qua cuộc gọi hoặc liên hệ lại qua số điện thoại đã liên lạc với bạn nhưng cách này khá thẳng thừng và có phần gây mất hứng cho người tuyển dụng. Nhưng mặt khác, cách này cũng có thể giúp tránh gây mất thời gian cho cả đôi bên.
Qua email: Từ chối phỏng vấn thông qua email được xem là cách thông dụng và phù hợp nhất vì bạn có thể điều chỉnh được ngôn từ và chia sẻ được nhiều thông tin với nhà tuyển dụng hơn so với trao đổi qua điện thoại. Bên cạnh đó, khi bạn phản hồi qua email cũng khiến nhà tuyển dụng thấy bạn chuyên nghiệp hơn và đánh giá cao công ty họ hơn với từ chối qua điện thoại.

Từ chối phỏng vấn bằng 2 hình thức cơ bản — Cách từ chối phỏng vấn bằng 2 hình thức cơ bản

Cách trả lời email từ chối phỏng vấn hoàn chỉnh

Email bạn gửi cho nhà tuyển dụng, cho dù là có nội dung từ chối phỏng vấn thì vẫn phải là email chuyên nghiệp với đầy đủ các phần nội dung chính và được định dạng rõ ràng. Tiêu đề email, lời chào tới nhà tuyển dụng, nội dung và kết thư kèm chữ ký chứa thông tin liên lạc đều cần thiết. Khi viết xong, bạn cũng nên định dạng để các đoạn có khoảng cách rõ ràng, dễ theo dõi.

Tiêu đề thư từ chối phỏng vấn

Nếu viết một email riêng để từ chối phỏng vấn, bạn nhất định phải kèm theo tiêu đề. Mở đầu bằng lời cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã phản hồi email ứng tuyển/ trao cơ hội phỏng vấn. Hãy ghi rõ ràng “Từ chối phỏng vấn” kèm họ và tên của bạn. Bạn cũng có thể đề cập đến vị trí ứng tuyển giúp nhà tuyển dụng dễ nhận biết. Ví dụ: Từ chối phỏng vấn bị trí ABC – Họ và tên

Trong trường hợp bạn trả lời luôn vào email mời tham gia phỏng vấn của họ, hãy nêu nội dung này ở ngay đầu phần trả lời của bạn.

Lời mở đầu thư từ chối phỏng vấn

Nếu là thư từ chối phỏng vấn bằng Tiếng Việt, bạn có thể bắt đầu bằng “ Kính gửi nhà quản lý tuyển dụng”. Nếu viết thư bằng Tiếng Anh, hãy bắt đầu bằng “Dear Hiring Management” đến người liên hệ với bạn hoặc người sẽ trực tiếp phỏng vấn bạn.

Lý do từ chối phỏng vấn lịch sự

Tiếp đó, hãy nêu ra lý do bạn không tham gia phỏng vấn một cách rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể. Đừng vòng vo hay làm nhà tuyển dụng bối rối không biết lý do cuối cùng là gì.

Việc bạn nhắc tới lý do vì sao không đến phỏng vấn sẽ giúp nhà tuyển dụng minh bạch hơn về thông tin, không cần “tự hỏi” hoặc tiếp tục phản hồi, gọi điện thoại hỏi bạn nguyên nhân. Các lý do không nên quá chi tiết hoặc là thông tin có phần nhạy cảm (xa nhà, lương thấp, công ty khác lương cao hơn, công ty có tai tiếng nên không muốn làm việc,…).

Lời cảm ơn thư từ chối phỏng vấn

Bạn cũng đừng quên để lại một lời cảm ơn trong thư từ chối phỏng vấn, bạn cần phải gửi lời cảm ơn người đã dành thời gian trong suốt quá trình tuyển dụng. Mặc dù bạn không thể tiếp tục phỏng vấn để có cơ hội làm việc cùng nhau sau này nhưng ít nhất họ đã rất cố gắng để giúp đỡ bạn có cơ hội làm việc tại công ty họ.

Bạn cũng nên bày tỏ sự tiếc nuối rằng bạn rất trân trọng cơ hội công việc nhưng tiếc là lần này chưa thể hợp tác. Cùng với đó, việc nhà tuyển dụng lên lịch phỏng vấn cần cân nhắc nhiều yếu tố như thời gian của ứng viên, thời gian của người phỏng vấn và bạn không thể đến sẽ khiến họ phải điều chỉnh, thay đổi kế hoạch. Vì vậy, bạn có thể viết thêm rằng bạn mong được nhà tuyển dụng thông cảm vì bạn không thể đến.

Bên cạnh đó, cách trả lời email từ chối phỏng vấn là một lời cảm ơn chân thành sẽ để lại một cái nhìn thiện cảm hơn từ người nhận.

Lời chúc cuối thư từ chối phỏng vấn

Hãy kèm theo một lời chúc sức khỏe hoặc một sự hứa hẹn hợp tác vào một ngày không xa sẽ giúp bạn “ghi điểm” hơn trong một lá thư từ chối phỏng vấn đấy! Biết đâu sau này họ sẽ có một vị trí khác phù hợp với bạn hơn; hoặc bạn cũng không thể chắc chắn họ có quen biết với nhà tuyển dụng tương lai của mình hay không. Việc để lại ấn tượng xấu lần này cũng có thể sẽ ảnh hưởng tới cơ hội trúng tuyển của bạn trong lần kế tiếp.

Cách trả lời email từ chối phỏng vấn bạn cần chú ý

Chi tiết cách trả lời email từ phỏng vấn chắc hẳn đã giúp bạn hình dung toàn bộ những nội dung thông tin mình cần truyền đạt với nhà tuyển dụng. Để lời từ chối không khiến nhà tuyển dụng “mất lòng”, còn những lưu ý khác quan trọng không kém cho bạn:

Phản hồi nhanh chóng để nhà tuyển dụng có sắp xếp: Nhanh chóng không có nghĩa là ngay lập tức từ chối, nhưng việc bạn trả lời ngay sau vài tiếng, trong giờ làm việc hoặc tối đa là 24h sẽ được đánh giá cao.
Ngôn ngữ lịch sự: Cả trong nói và viết, một khi đã là trao đổi, giao tiếp với nhà tuyển dụng về công việc, bạn cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự – thân thiện không có nghĩa là xuề xòa, qua loa.
Không đề cập tới các lý do quá chi tiết: Trường hợp nhắc tới lý do, đừng quá chi tiết vì sẽ có nguy cơ phản cảm, ví dụ viết rằng vì con nhỏ nên không đi làm xa tới 10km ở công ty được – nhà tuyển dụng sẽ tự hỏi thế thì tại sao trước đó bạn lại ứng tuyển?.
Thái độ chân thành cảm ơn nhà tuyển dụng: Sự chân thành và tôn trọng luôn được coi trọng vì nó thể hiện bạn đã nghiêm túc với việc ứng tuyển, trân trọng các cơ hội việc làm.
Xây dựng và duy trì quan hệ với nhà tuyển dụng sau khi từ chối phỏng vấn (nếu có thể): Bạn đã cố gắng để từ chối phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và lịch sự nhất, để cho ngay cả khi không cộng tác ở thời điểm này thì nhà tuyển dụng vẫn sẽ ấn tượng và nhớ về bạn với một hình ảnh tốt đẹp.
Đừng quá khúm núm trong email từ chối phỏng vấn: Bạn có quyền chấp nhận hoặc từ chối phỏng vấn, cho dù là job offer bạn vẫn còn có thể xem xét và không nhận việc. Vì thế, trong email hoặc khi trả lời điện thoại của nhà tuyển dụng, hãy cứ thẳng thắn là đủ, đừng liên tục biện minh, xin lỗi.

Kinh nghiệm tuyển dụng, Blog

CÁCH TRẢ LỜI EMAIL TỪ CHỐI PHỎNG VẤN TRÁNH “MẤT LÒNG” NHÀ TUYỂN DỤNG